Wybór władz koła nowej kadencji może się odbyć na nadzwyczajnym walnym zgromadzeniu zwołanym w tym celu. Koła łowieckie mogą też zdecydować się na przeprowadzenie zwyczajnych walnych zgromadzeń sprawozdawczo-wyborczych po zakończeniu roku łowieckiego.
Informacje o wybranym zarządzie muszą zostac przesłane do odpowiedniego Zarządu Okręgowego w celu uaktulnienia centralnego rejestru kół prowadzonego w Systemie Łowiectwo w Polsce.
Nadanie uprawnień np. Sekretarza użytkownikowi w Systemie dla Kół (2) nie ma automatycznego związku z formalnie pełnioną przez niego funkcją w kole,
(2) mobilna aplikacja PZŁ EKEP™ jest integralną częścią Systemu dla Kół Łowieckich PZŁ
Wszystkie dane dotyczące działalności łowieckiej kołą są przechowywane wyłącznie w Systemie dla Kół Łowieckich PZŁ. Mobilna aplikacja PZŁ EKEP™ pełni wyłącznie rolę przenośnego terminala.
Zainteresowane Koła i myśliwi w celu skorzystania z Systemu dla Kół mogą wypełnić wniosek elektroniczny. Dostęp Koła do Systemu jest nadawany przez Zarząd Okręgowy PZŁ po zatwierdzenieu wniosku. Po uzyskaniu dostepu to Koło samo zarządza swoimi członkami już w ramach systemu i samo decyduje o jego konfiguracji szczegółowej.
Nowy wzór wniosku "WNIOSEK O NADANIE UPRAWNIEŃ W SYSTEMIE INFORMATYCZNYM „SYSTEM KŁ” oraz oświadczenia i upoważnienia mozna znaleść wybierając jeden z rozdziałow dokumentacji EKEP.EU w sekcji "Index alfabetyczny" pod literą 'W'.